Enrolling for college after high school requires a lot of moving parts to come together: high school transcripts, TSI results, meningitis shots, FAFSA and TASFA forms. It’s a long checklist even for experienced families, a checklist that can often require multiple trips to both the high school and the college. 

The Office of Postsecondary Initiatives, in partnership with the SAISD Foundation and the district's transportation department, has been working to change that with its Beat the Heat college trip program, which launched in 2022 and significantly expanded this summer.

The trips offered more than just transportation. Traveling with young alumni are San Antonio ISD college-bound advisors, college alumni advisors, and the Foundation’s postsecondary navigators, all experts in navigating the enrollment process at different colleges. With access to student records, these experts helped recent graduates address any holds that would prevent them from getting registered for college courses, and ultimately got most of them registered. 

“When I came in, the staff helped me out, told me where to go, and what I had missing,” Christian Ramirez, a 2023 Edison graduate, said. “SAC needed my transcript, and they told me I had to go to the school and get it, but I was able to get it right here. [The postsecondary navigators] looked it up and gave it to me.  I didn’t have to make another trip.”

Postsecondary Initiatives coordinated 17 of the free bus trips this summer to six colleges and universities – Palo Alto College, San Antonio College, St. Philip’s College, Texas A&M University–San Antonio, the University of the Incarnate Word, and the University of Texas at San Antonio — for recent graduates to attend enrollment and orientation events. 

“This program is unique to this area,” Dean for Student Success at San Antonio College Amy Pena said. “I haven’t seen anything like it offered within the city. Beat the Heat aligns with the support that is offered through [Postsecondary Initiatives] throughout the year.”

This year, 156 students rode Beat the Heat buses to local colleges or met the advisors and navigators on site. As of July 31, 134 of them had registered for classes – 86%. Last year, 88 rode the buses and 36 registered. 

“We’ve done such a good job being able to navigate through the college enrollment process at each college this year,” Senior College Alumni Advisor Andrew Cervantes, who coordinated the program, said. “We created this program because we had such an issue with students losing momentum in the summer. The impact that we are having that may not be as obvious, but it’s really the relationships we are developing with the college partners that are allowing us to identify and remove more micro barriers other than just in the summer.”

A big part of the ongoing success is the SAISD Foundation’s postsecondary navigator program. Initially funded by the City of San Antonio Human Services Department, the navigators started working with Postsecondary Initiatives and Cervantes in 2021 to help with lagging postsecondary enrollment caused by the COVID-19 pandemic.

Tasked with supporting young alumni from the September following their high school graduations throughout their college careers, their work for both postsecondary enrollment and persistence was extended with bridge funding by private funders through the Foundation. In 2022, the Foundation received a grant from USAA to continue the navigators’ work and to deepen the partnerships with local colleges. The program has received another boost with City of San Antonio American Rescue Plan Act (ARPA) funding. 

Now increased to five in number, the navigators attended the bus trips, will be stationed at enrollment events throughout Alamo Colleges next week, and work with SAISD alumni through the fourth semester to make sure they are receiving continued help with financial aid, academic progress, and connecting with the resources designed to help them on college campuses.

As the program grew, Postsecondary Initiatives and the campus college-bound advisors were deliberate in bringing the alumni advisors and postsecondary navigators to the high school campuses, so students could meet and recognize their SAISD advocates in their next steps of their education. 

“The first time we meet students, the buy-in is so quick,” Cervantes said. “Our students understand that we’ve been with them for the last 12 years and we’re going to continue on until they graduate from college.”

Many of them retired public school employees, the navigators have a unique opportunity to help alumni throughout the school year. 

“We have a unique relationship with the students that when you meet us, there isn’t a deadline of when this relationship ends,” Patty Carvajal, postsecondary navigator and retired Burbank administrator said. “Our whole purpose is getting them to and through school. That purpose doesn’t change. We don’t get pulled away for other things that sometimes you do when you’re on a campus.”

The efforts of both these programs, and the ongoing work of campus college-bound advisors, are working. In the past eight years, the district’s percent of high school graduates enrolling in postsecondary institutions within the first year out of high school grew from 51% in 2015 to 56% as of April 2023, even after dropping to 48% at the beginning of the COVID-19 pandemic.

Postsecondary Initiatives and the Foundation’s navigators are continuing to run data and look for more micro barriers to enrollment and persistence – anything they can impact to help students follow their dreams. 

“Our students are some of the best in the city, and the ZIP Code they are born in should not dictate whether they succeed in life,” Cervantes said. “For us it’s about the students that we work with, they want us to help them and because we have developed the systems in place to support them, there’s no reason why we shouldn’t be doing this work.”

Los viajes Beat the Heat eliminan las barreras de inscripción

Inscribirse en la universidad después de la preparatoria requiere que se unan muchas partes móviles: expedientes académicos de la preparatoria, resultados de TSI, vacunas contra la meningitis y formularios de FAFSA y TASFA. Es una lista de verificación larga incluso para familias con experiencia, una lista de verificación que a menudo puede requerir múltiples viajes tanto a la preparatoria como a la universidad. 

La Oficina de Iniciativas de Educación Superior, en asociación con la Fundación SAISD y el departamento de transporte del distrito, ha estado trabajando para cambiar eso con su programa de viajes universitarios Beat the Heat, que se lanzó en el 2022 y se expandió significativamente este verano.

Los viajes ofrecían más que solo transporte. Con los jóvenes exalumnos viajan asesores universitarios de San Antonio ISD, asesores para estudiantes egresados y navegadores para la educación superior de la Fundación, todos expertos en navegar el proceso de inscripción en diferentes universidades. Con acceso a los expedientes de los estudiantes, estos expertos ayudaron a los recién graduados a abordar cualquier retención que les impidiera inscribirse en cursos universitarios y, en última instancia, lograron que la mayoría de ellos se inscribieran. 

“Cuando entré, el personal me ayudó, me dijo a dónde ir y lo que me faltaba”, dijo Christian Ramírez, graduado de Edison en 2023. “SAC necesitaba mi expediente académico y me dijeron que tenía que ir a la escuela a buscarlo, pero lo pude obtener aquí mismo. [Los navegadores para la educación superior] Lo buscaron y me lo dieron.  No tuve que hacer otro viaje”.

El Departamento de Iniciativas de Educación Superior coordinó 17 de los viajes en autobús gratuitos este verano a seis colegios y universidades: Palo Alto College, San Antonio College, St. Philip's College, Texas A&M University–San Antonio, University of the Incarnate Word y University of Texas at San Antonio: para que los recién graduados asistan a los eventos de inscripción y orientación. 

“Este programa es único en esta área”, dijo Amy Pena, Decana de Éxito Estudiantil de San Antonio College. “No he visto nada parecido ofrecido dentro de la ciudad. Beat the Heat se alinea con el apoyo que se ofrece a través de las Iniciativas de Educación Superior durante todo el año”.

Este año, 156 estudiantes viajaron en los autobuses de Beat the Heat a las universidades locales o conocieron a los asesores y navegadores en el sitio. El 31 de julio, 134 de ellos se habían registrado para clases: 86% El año pasado, 88 viajaron en los autobuses y 36 se registraron. 

“Hemos hecho un buen trabajo al poder navegar a través del proceso de inscripción universitaria en cada universidad este año”, dijo Andrew Cervantes, consejero universitario, quien coordinó el programa. “Creamos este programa porque teníamos un gran problema con los estudiantes que perdían impulso en el verano. El impacto que estamos teniendo puede no ser tan obvio, pero son realmente las relaciones que estamos desarrollando con los socios universitarios las que nos permiten identificar y eliminar más microbarreras además del verano”.

Una gran parte del éxito continuo es el programa de navegación para la educación superior de la Fundación SAISD. Inicialmente financiado por el Departamento de Servicios Humanos de la Ciudad de San Antonio, los navegadores comenzaron a trabajar con Iniciativas de Educación Superior y Cervantes en 2021 para ayudar con el retraso en la inscripción de educación superior causado por la pandemia de COVID-19.

Con la tarea de apoyar a los jóvenes exalumnos desde septiembre después de graduarse de la escuela preparatoria a lo largo de sus carreras universitarias, su trabajo tanto para la inscripción de educación superior como para la persistencia se amplió con financiamiento de los financiadores privados a través de la Fundación. En 2022, la Fundación recibió una subvención de USAA para continuar el trabajo de los navegantes y profundizar las alianzas con las universidades locales. El programa ha recibido otro impulso con los fondos de la Ley del Plan de Rescate Estadounidense (ARPA) de la Ciudad de San Antonio. 

Ahora que el número de navegantes aumentó a cinco, asistieron a los viajes en autobús, estarán estacionados en eventos de inscripción en todo Alamo Colleges la próxima semana y trabajarán con los exalumnos de SAISD durante el cuarto semestre para asegurarse de que reciban ayuda continua con ayuda financiera, progreso académico, y conectarse con los recursos diseñados para ayudarlos en los campus universitarios.

A medida que crecía el programa, Iniciativas de Educación Superior y los asesores universitarios del campus fueron deliberados al traer asesores de exalumnos y navegadores de educación superior a las instalaciones de las escuelas preparatorias, para que los estudiantes pudieran conocer y reconocer a sus defensores de SAISD en los próximos pasos de su educación. 

“La primera vez que conocemos a los estudiantes, la aceptación es muy rápida”, dijo Cervantes. “Nuestros estudiantes entienden que hemos estado con ellos durante los últimos 12 años y continuaremos hasta que se gradúen de la universidad”.

Muchos de ellos empleados jubilados de escuelas públicas, los navegantes tienen una oportunidad única de ayudar a los exalumnos durante todo el año escolar. 

“Tenemos una relación única con los estudiantes que cuando nos conocen, no hay una fecha límite de cuándo termina esta relación”, dijo Patty Carvajal, orientadora de educación superior y administradora jubilada de Burbank. “Todo nuestro propósito es llevarlos a la escuela y a través de su educación. Ese propósito no cambia. No nos alejamos por otras cosas que a veces haces cuando estás en una escuela”.

Los esfuerzos de estos dos programas y el trabajo continuo de los asesores universitarios del campus están funcionando. En los últimos ocho años, el porcentaje de graduados de la escuela preparatoria del distrito que se inscribieron en instituciones de educación superior dentro del primer año después de terminar la escuela preparatoria aumentó del 51 % en 2015 al 56 % en abril de 2023, incluso después de caer al 48% al comienzo de la pandemia de COVID-19.

Las Iniciativas de Educación Superior y los navegadores de la fundación continúan ejecutando datos y buscan más microbarreras para la inscripción y la persistencia, cualquier cosa que puedan impactar para ayudar a los estudiantes a seguir sus sueños. 

“Nuestros estudiantes son algunos de los mejores de la ciudad, y el código postal en el que nacieron no debería dictar si tendrán éxito en la vida”, dijo Cervantes. “Para nosotros se trata de los estudiantes con los que trabajamos, ellos quieren que los ayudemos y debido a que hemos desarrollado los sistemas para apoyarlos, no hay razón por la que no debamos hacer este trabajo”.