To maximize moving San Antonio ISD employees from the main central office on Lavaca to the new administrative building this spring, a plan was devised to reuse and repurpose furniture and equipment. These items included desks, cubicles, office chairs, student desks, file cabinets, carts, science tables, white boards, and other academic and office furniture.
Chris Salley, senior executive director of the District’s plant services department, said the goal was to ensure that every effort was put into finding a place or purpose for the extra items available. Instead of buying new, the items could find a new life.
Surplus was available to internal employees for eight business days, according to Salley. He said there were more than 150 responses for surplus requests with surplus delivered to more than 38 campuses and departments.
“I am very proud of how dramatically different this process is and am excited to see where we can take it,” Salley said. “The Lavaca property move was a pilot experience for our online browsing of surplus items within the District. We are excited to build off of that and continue enhancing the experience for campuses and departments in future moves, including the move from Burnet.”
Employees who might request a surplus item from SAISD don’t necessarily have to go see the item in person at the Boys’ Club warehouse. Rather, they are able to view the items online, saving them a lot of time.
Delisa Nunez, facilities services coordinator, is excited about the culture of sustainability that’s being created by District staff, and she says reusing office materials is a great way to practice what’s being preached.
“SAISD is committed to a culture of sustainability,” Nunez said. “The Lavaca move was a really great opportunity for us to come up with a way to save and reuse. I was really excited my team was able to formulate a process that allowed us to bring the surplus availability to our internal customers directly on the computer. It was great to hear feedback from campuses and departments that really benefited from the surplus and in the end, how they saved money from being able to obtain items from that process.”
The Lavaca move was a pilot project for online browsing of the surplus items, according to Salley. Now, momentum will build off that experience to enhance choosing and delivering of future items.
Money that’s made off the surplus inventory goes back into the SAISD general fund. Items that aren’t selected by internal staff members are sold through an online auctioneer site, Gov Deals. Buyers range from local purchasers to bargain hunters from across the country.
“Whenever possible, we want to reuse or repurpose surplus items within the District,” Salley said. “Each surplus request is unique based on needs of the District at that time. Generally, items are reused internally or sold; donation is our last option for sustainable action before discarding, if all other attempts fail.”
Plant services will continue using GovDeals for future internal surplus browsing and selection. Each campus and department will have their own account for accessing the surplus catalogue, Salley said. Employees who wish to take advantage of this opportunity may have their administrative personnel check the account for available items. Surplus will continue to be added when it becomes available.
“Surplus can be requested and used by anyone in the District with administrative approval,” Salley said.
If your campus or department is aware of any surplus that needs to be removed, place a work order in the Facilitron Work Order system with a completed INV-1 form attached. Facilities warehouse team members will help prepare the items for internal review and external auction.
“It is one of our goals in Facilities that the District will continue to see surplus furniture and equipment being reused as much as possible,” Nunez added. “We have a lot of opportunities in the future, and we want to continue making surplus items available online and providing them a means to obtain it.”
Contact the department via email, or by calling 210-354-9301. More information can be located on the Facilities Surplus website.
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Los artículos de sobra crean una mudanza sostenible
A fin de optimizar la mudanza de los empleados de San Antonio ISD de la oficina central en Lavaca al nuevo edificio administrativo esta primavera, se generó un plan para reciclar y reutilizar los muebles y el equipo. Estos artículos incluyen escritorios, cubículos, sillas de oficina, escritorios de estudiantes, archivadores, carretillas, mesas de ciencias, pizarras blancas y otros muebles académicos y de oficina.
Chris Salley, director ejecutivo superior del departamento de instalaciones del Distrito, dijo que la meta era asegurar que se hiciera todo lo posible por encontrar un lugar o un propósito para los artículos de sobra disponibles. En lugar de comprar artículos nuevos, los existentes podrían volverse a utilizar.
Los artículos de sobra estuvieron disponibles para los empleados internos por ocho días laborales, según Salley. Dijo que hubo más de 150 respuestas para las solicitudes de artículos de sobra y se entregaron estos artículos a más de 38 escuelas y departamentos.
“Estoy muy orgulloso de lo totalmente diferente que es este proceso y estoy emocionado de ver qué podemos hacer con él”, dijo Salley. “La mudanza de la propiedad de Lavaca fue una experiencia piloto para nuestra navegación en línea de artículos de sobra dentro del Distrito. Estamos emocionados de poder usarlo como punto de partida para seguir mejorando la experiencia para las escuelas y los departamentos en futuras mudanzas, incluso la mudanza de Burnet”.
Los empleados que solicitan un artículo de sobra de SAISD no necesariamente tienen que ir a ver el artículo en persona en el almacén del Boys Club. Por lo contrario, pueden ver los artículos en línea, lo cual les ahorra mucho tiempo.
Delisa Nuñez, coordinadora de servicios de instalaciones, está emocionada en cuanto a la cultura de sostenibilidad que está creando el personal del Distrito, y ella dice que volver a utilizar los materiales de oficina es una gran manera de poner en práctica lo que enseñamos.
“SAISD está comprometido a una cultura de sostenibilidad”, dijo Nuñez. “La mudanza de Lavaca fue una gran oportunidad para que desarrolláramos una forma de ahorrar y reutilizar. Estoy muy emocionada de que mi equipo pudiera formular un proceso que nos permitió presentar la disponibilidad de artículos de sobra a nuestros clientes internos directamente en la computadora. Fue genial escuchar retroalimentación por parte de las escuelas y los departamentos que realmente se beneficiaron gracias a los materiales de sobra y después de todo, ver que pudieron ahorrar dinero tras poder obtener artículos por medio de ese proceso”.
La mudanza de Lavaca fue un proyecto piloto para la navegación en línea de artículos de sobra, de acuerdo con Salley. Ahora, esa experiencia generará un impulso para mejorar el proceso de seleccionar y entregar los artículos en el futuro.
El dinero recibido a través del inventario de sobra se vuelve a invertir en el fondo general de SAISD. Los artículos que los miembros internos del personal no seleccionan se venden a través de un sitio web de subastas, Gov Deals. Los consumidores varían de compradores locales a cazadores de ofertas de todo el país.
“Cuando sea posible, queremos reciclar o reutilizar los artículos de sobra dentro del Distrito”, dijo Salley. “Cada solicitud de artículos de sobra es única en base a las necesidades del Distrito en ese momento. En general, los artículos se vuelven a utilizar o se venden de forma interna, la donación es nuestra última opción para la acción sostenible antes de tirar, en caso de que fallen los demás intentos”.
Los servicios de instalaciones seguirán utilizando GovDeals para la futura navegación y selección interna de artículos de sobra. Cada escuela y departamento tendrá su propia cuenta para tener acceso al catálogo de artículos de sobra, dijo Salley. Los empleados que deseen aprovechar esta oportunidad pueden solicitar que su personal administrativo revise la cuenta para ver cuáles artículos están disponibles. Se seguirán agregando los artículos de sobra tan pronto estén disponibles.
“Siempre y cuando tengan aprobación administrativa, cualquier persona en el Distrito puede solicitar y utilizar los artículos de sobra”, dijo Salley.
Si su escuela o departamento está al tanto de cualquier artículo de sobra que necesita removerse, coloque una solicitud de trabajo en el sistema de Órdenes de Trabajo Facilitron con un formulario completo INV-1 adjunto. Los miembros del equipo de instalaciones que trabajan en el almacén ayudarán a preparar los artículos para la evaluación interna y la subasta externa.
“Una de nuestras metas en el Departamento de Instalaciones es que el Distrito siga reutilizando los muebles y el equipo de sobra lo más que sea posible”, dijo Nuñez. “Tenemos muchas oportunidades en el futuro y queremos continuar publicando los artículos de sobra en línea y proporcionar una forma de que los obtengan”.
Comuníquese con el departamento por correo electrónico, o al llamar al 210-354-9301. Puede encontrar más información en el sitio web de Artículos de Sobra de Instalaciones.
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